آشنایی با دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی سازمان فنی و حرفه ای
دبیرخانه را می‌توان یکی از مهم‌ترین واحدها در سازمان‌های اداری معرفی کرد که از گذشته تا کنون جایگاه ویژه‌ای در نظام اداری کشورها داشته است. کافی است نگاهی به آثار بر جای مانده از اسناد و مدارک دنیای قدیم بیندازید تا متوجه نقش مهم دبیرخانه و بایگانی در این عرصه شوید. در واقع نقش اصلی دبیرخانه‌ها ثبت و ضبط اصولی مکاتبات و اطلاعات سازمان‌ها است به گونه‌ای که بتوان خیلی راحت و سریع به آنها دسترسی پیدا کرد.
به این ترتیب کسی که به عنوان سرپرست دبیرخانه انتخاب می‌شود باید از دانش و مهارت کافی برخوردار باشد تا بتواند از عهده وظایف خود به خوبی برآید. برای این منظور دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی در آموزشگاه‌های مختلف آزاد و دولتی زیر نظر سازمان فنی و حرفه‌ای برگزار می‌شود. بنابراین علاقه‌مندان به این حرفه می‌توانند با شرکت در این دوره مهارت لازم را به دست آورند.
شغل سرپرست دبیرخانه و بایگانی
دبیرخانه محلی مناسب برای آسان نمودن امور، بالا بردن بهره‌وری، سرعت بخشیدن و بالا بردن دقت در امور اداری و بستری مناسب برای ارتباط و ارجاع نامه‌ها به شکل الکترونیکی در سازمان است. هر سازمان برای آسان و روان نمودن امور خود باید حداقل یک واحد دبیرخانه در سیستم خود داشته باشد که حتی بعضی از سازمان‌ها با توجه به گستردگی آنها بیش از یک دبیرخانه دارند.
سرپرست دبیرخانه (متصدی) مسئولیت اداره واحد دبیرخانه را در سازمان‌ها بر عهده دارد. وظایف واحد دبیرخانه توسط متصدی آن و سایر کارکنانی که زیردست وی مشغول به کار هستند انجام می‌شود. حتی در دبیرخانه‌هایی که امورشان از طریق نرم‌افزارهای اتوماسیون انجام می‌شود کماکان مسوولیت‌هایی وجود دارد که همیشه توسط متصدی دبیرخانه پیگیری و به انجام می‌رسد. فردی که در این حرفه مشغول است با مشاغل کارمند دبیرخانه، بایگانی و مسوول بایگانی و بانک اطلاعات در ارتباط است.
روند کار در دبیرخانه به این ترتیب است که مکاتبات دریافتی و ارسالی، ثبت و پیگیری می‌شود. می‌توان گفت فرآیند کار دبیرخانه دربرگیرنده تمامی امور مربوط به شماره‌گذاری، ثبت، ارسال، دریافت و رهگیری نامه‌ها و مکاتبات اداری است.
سوالات سرپرست دبیرخانه و بایگانی فنی و حرفه ای
معرفی دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی سازمان فنی و حرفه‌ای
سرپرست دبیرخانه و بایگانی از مشاغل حوزه امور اداری است و شامل شایستگی‌هایی از قبیل برنامه ریزی امور دبیرخانه، برقراری ارتباط با واحدهای مرتبط با دبیرخانه، پیاده سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آنها، جمع آوری، طبقه بندی و گزارش‌گیری اطلاعات، نظارت بر بایگانی نامه‌های اداری، نظارت بر حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دبیرخانه است.
با توجه به اهمیت این شغل سازمان آموزش فنی و‌حرفه‌ای اقدام به برگزاری دوره آموزش شغل دبیرخانه و بایگانی نموده است. در این دوره آموزشی کارآموزان ۳۵۰ ساعت تحت آموزش قرار می‌گیرند که ۱۳۰ ساعت آن به صورت نظری و ۲۲۰ ساعت به صورت عملی خواهد بود.
در انتهای دوره جهت سنجش مهارت کارآموزان، آزمونی برگزار می‌شود که ۲۵ درصد از آن مربوط به آزمون کتبی، ۶۵ درصد عملی و ۱۰ درصد این سنجش مهارت، به اخلاق حرفه‌ای کارآموزان اختصاص می‌یابد. برای قبولی در این آزمون بهتر است از منابع معتبر و نمونه سوالات دوره‌های گذشته استفاده کنید. برای این منظور در ایران عرضه کلیه نمونه سوالات ادوارهای گذشته به صورت فایل پی دی اف موجود است. بنابراین تنها کافی است مبلغ خرید را به صورت آنلاین پرداخت کنید تا خیلی راحت و در کوتاه‌ترین زمان فایل سوالات را در اختیار داشته باشید.
شرایط عمومی شرکت در دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی سازمان فنی و حرفه‌ای
کارآموزانی که قصد شرکت در این دوره آموزشی را دارند باید از یک سری شرایط عمومی برخوردار باشند.
- داوطلبان باید دارای سلامتی کامل جسمانی و روانی باشند.
- از نظر تحصیلات، داشتن گواهی پایان دوره متوسطه الزامیست.
توجه: برای شرکت در این دوره آموزشی گذراندن دوره کاربرICDL با کد ۷۳۲۱۲۰۵۳۰۱۴۰۰۰۱ مورد نیاز است.
لازم به ذکر است مربیانی که در این دوره مسوول آموزش کارآموزان هستند باید دارای مدرک حداقل فوق دیپلم در رشته‌های مرتبط و همچنین دو سال سابقه کار باشند.
شایستگی‌های دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی
سرپرست دبیرخانه کسی است که بتواند از عهده برنامه ریزی تقسیم کار، تامین نیاز‌های مربوطه، ایجاد هماهنگی، سازماندهی و رهبری سیستم دبیرخانه بربیاید.
این شغل دارای شایستگی‌هایی است که شامل موارد زیر می‌شود.
- برنامه ریزی امور دبیرخانه
- برقراری ارتباط با واحدهای مرتبط با دبیرخانه
- نظارت و کنترل بر فعالیت‌های دبیرخانه و نیروی انسانی
- پیاده سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آنها
- جمع آوری، طبقه بندی و گزارش‌گیری اطلاعات
- نظارت بر بایگانی نامه‌های اداری
- نظارت بر حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دبیرخانه
- به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری
سوالات گروه شغلی امور اداری فنی و حرفه ای
مهارت‌های آموزش داده شده در دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی
در این دوره آموزشی طی ارائه سرفصل‌ها و شایستگی‌هایی، کارآموزان به کسب دانش و مهارت‌هایی می‌پردازند که در آینده جهت انجام امور مربوط به سرپرست بایگانی بسیار کمک کننده خواهد بود. از جمله این مهارت‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- برقراری ارتباط با واحدهای مختلف سازمانی
- دقت در حفظ و نگهداری وسایل ارتباطی
- استفاده دقیق از نرم‌افزار
- رعایت اخلاق حرفه‌ای
- آموزش نیروی انسانی
- اجرای مقررات و آیین نامه‌های شغلی
- تهیه فرمت فعالیت‌ها و طبقه‌بندی آنها
- تقسیم وظایف بین کارکنان و بررسی دقیق کارها
- استفاده از مهرهای بایگانی
- نظارت بر تهیه خلاصه پرونده
- نظارت بر انجام مراحل امحاء پرونده
- ایجاد پایگاه اطلاعاتی
- نظارت بر گزارش‌گیری و ترسیم نمودار آماری
- انتخاب نوع دفتر بایگانی
- ثبت اسناد با توجه به درجه سری بودن
- نظارت برگردش کار دبیرخانه
- و بسیاری از موارد دیگر
وظایف سرپرست دبیرخانه و بایگانی
فردی که متصدی دبیرخانه است به طور کلی وظایفی برعهده دارد که لازم است به خوبی از عهده انجام آنها برآید.
- بایگانی کردن تمامی نامه‌های سازمان
- دریافت نامه‌های مربوط به شبکه دولت و مراحل ثبت آنها در نرم‌افزار
- دریافت نامه‌های وارد شده به سازمان و رساندن به گیرنده هر بخش
- ارسال پیام کوتاه به وسیله نرم‌افزار دبیرخانه به افرادی که در آن سازمان نامه دارند و ارسال نامه برای آنها از طریق سیستم
- ارسال تمامی نامه‌های مربوط به شهرستان‌ها به وسیله نرم‌افزار الکترونیکی (البته در روش سنتی نامه‌ها را فکس می کردند.)
- ارسال صورتجلسه‌های مربوط به سازمان به طور کامل
- کنترل تعداد پرونده‌های موجود در بایگانی به صورت مستمر و اطمینان از وصول آنها به متصدیان
- انجام تمام دستورات ارسال شده از طرف مافوق برای او
تجهیزات و لوازم مورد نیاز برای دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی
در دوره سرپرست دبیرخانه و بایگانی یکی سری لوازم و تجهیزات در اختیار کارآموزان قرار می‌گیرد تا بتوانند به خوبی این دوره را بگذراند. از مهم‌ترین لوازم مورد نیاز برای این دوره می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
- میز و صندلی کارآموز
- وایت برد
- ماژیک
- نوشت افزار
- رایانه
- کاغذ A4
- نرم‌افزار مربوط به دبیرخانه (اتوماسیون اداری)
- برگ درخواست کالا
- نمونه فرم
- نمونه پرونده
- نمونه فرم امحا پرونده
- و بسیاری از موارد دیگر
راهنمای ثبت نام آزمون فنی و حرفه ای
جمع‌بندی
دبیرخانه نقش به سزایی در مدیریت و برنامه‌ریزی سازمان‌ها دارد. از این رو به دلیل اهمیت حفظ مکاتبات در سازمان‌ها، آشنایی با کار دبیرخانه هم یک امر ضروری است. شناخت بهتر و بیشتر دبیرخانه به شما کمک می‌کند تا با به کارگیری نرم‌افزارهای مکاتبات اداری، امور دبیرخانه را خودکارسازی کرده و بهره‌وری کسب و کار خود را بالا ببرید.
روند کار در دبیرخانه به این ترتیب است که مکاتبات دریافتی و ارسالی ثبت و پیگیری می‌شود. فرآیند کار دبیرخانه دربرگیرنده تمامی امور مربوط به شماره‌گذاری، ثبت، ارسال، دریافت و رهگیری نامه‌ها و مکاتبات اداری است. به این ترتیب علاقه‌مندان برای فراگرفتن مهارت‌های لازم در این حرفه لازم است در دوره برگزار شده زیر نظر سازمان فنی و حرفه‌ای شرکت کنند.