فاکتور رسمی چیست؟
فاکتور رسمی سندی است که مطابق با قوانین وزارت اقتصاد و دارایی تنظیم شده و در سامانه مودیان ثبت می شود. این سند شامل اطلاعات دقیق، مهر، امضا و شناسه یکتای مالیاتی است که آن را از جعل محافظت میکند. در مقابل، فاکتورهای غیررسمی، مانند فاکتورهای دستی یا ملخی، ساده تر هستند اما اعتبار قانونی محدودی دارند و به راحتی قابل جعل اند.
کاربردهای فاکتور رسمی:
| کاربرد | توضیح | مثال |
| ثبت معاملات | سند معتبر برای حفظ سوابق مالی | ثبت فروش ماهانه یک فروشگاه برای گزارش سالانه |
| محاسبه مالیات | مبنای تعیین عوارض و ارزش افزوده | محاسبه 10% ارزش افزوده در معامله تجهیزات اداری |
| دریافت تسهیلات | مدرک برای وامهای بانکی | ارائه فاکتورهای فروش برای اثبات درآمد در بانک |
| اثبات تسویه | مدرک قانونی برای حقوق طرفین | تأیید پرداخت در قرارداد خدمات مشاوره |
| تحلیل فروش | ابزار برای مدیریت موجودی و درآمد | بررسی روند فروش کالا در یک سال برای برنامهریزی |
در ادامه به بررسی و مقایسه مزایا و معایب فاکتور های رسمی و غیر رسمی میپردازیم.
فاکتور رسمی:
مزایا: اعتبار قانونی بالا، قابل استفاده برای گزارشهای مالیاتی، دریافت وام، و اثبات حقوقی معاملات. ثبت در سامانه مودیان از جعل جلوگیری میکند.
معایب: فرآیند صدور ممکن است زمانبر باشد و نیاز به اطلاعات قانونی مانند کد اقتصادی دارد.
فاکتور غیررسمی (شامل فاکتور ملخی):
مزایا: صدور سریع و ساده، مناسب برای معاملات کوچک یا شخصی بدون نیاز به ثبت قانونی.
معایب: فاقد اعتبار مالیاتی، ریسک بالای جعل، و عدم پذیرش در مراجع قانونی یا بانکی.
درج اطلاعات:
اطلاعاتی که باید در فاکتور رسمی پر شوند، بسته به نوع فاکتور متفاوت میباشد که این موارد به نسبت هر کدام از انواع فاکتور در جدول شماره 1 از دستورالعمل صدور صورت حساب الکترونیکی مشخص شده اند. در یک صورتحساب اولیه فروش موارد ذکر شده در ادامه از جمله موارد لازم برای درج میباشند:
- اطلاعات خریدار و فروشنده : در فاکتور خرید و فروش اطلاعات زیر هم برای فروشنده و هم برای خریدار باید وارد شوند:
نام کامل فرد، کد ملی فرد، کد اقتصادی، شناسه ملی، آدرس کامل، کد پستی و شماره تماس.
! توجه: این اطلاعات برای شناسایی دقیق طرفین ضروری است.
- اطلاعات کالا و خدمات : فرد باید در فایل فاکتور رسمی اطلاعات زیر را برای کالا ها و خدمات فروش رفته وارد نماید:
کد کالا ، مقدار یا وزن کالا ، نام هر واحد کالا یا خدمت ، قیمت هر واحد کالا یا خدمت
جزئیات اقلام: کد کالا، توصیف کالا یا خدمات، تعداد و یا مقدار کالا، قیمت واحد، مبلغ کل (حاصلضرب تعداد در قیمت واحد)، تخفیفات (قبل از محاسبه ارزش افزوده).
- ارزش افزوده و مالیات: نرخ ارزش افزوده در سال 1404 برابر 10% است، که باید جداگانه محاسبه و درج شود. برخی کالاها مانند مواد غذایی اساسی معاف هستند.
- مشخصات تکمیلی: تاریخ واقعی معامله، شماره فاکتور متوالی، مبلغ کل به عدد و حروف، مهر و امضای فروشنده (در صورت دستی).
- شناسه یکتای مالیاتی: الزامی برای ثبت در سامانه مودیان، که در سال 1404 برای تمام مشمولان اجباری است.
حال با توجه به تعاریف ذکر شده و نیاز ملزم به تهیه فاکتور فروش، ایران عرضه اقدام به تهیه فاکتور رسمی نموده است. این فایل در قالب نسخه اکسل ارائه شده است. لازم به ذکر است که بخش های محاسباتی این فایل فرمول بندی شده و کار با این نسخه بسیار آسان است. لذا کافی است صرفا اطلاعات اولیه که در بالا توضیح داده شده را در بخش های مربوطه جدول درج کنید تا به طور خودکار محاسبات انجام شود و مبلغ های نهایی به شما نشان داده شود.
برای راحتی شما کاربران عزیز، یک نمونه فایل رایگان برای شما طراحی گردیده است. برای بررسی می توانید به لینک ارسال شده مراجعه نمایید:
نمونه فایل رایگان فاکتور فروش
همچنین به درخواست شما کاربران عزیز مجموعه ایران عرضه، نسخه word فاکتور فروش نیز طراحی و آماده شده است:
نمونه نسخه word فاکتور فروش
صفحات مرتبط:
- نسخه ویژه فایل دانلودی فاکتور فروش (نسخه اکسل)